Le registre de sécurité incendie est un document obligatoire dans de nombreux bâtiments et établissements. Il regroupe toutes les informations essentielles relatives à la sécurité des biens et des personnes et des éléments de tout ordre : comptes-rendus, rapports, listes, inventaires, consignes, plans, attestations, etc. De nos jours, la tenue du registre de sécurité est traditionnellement réalisée sous format papier. Or, protéger, mettre à jour, organiser ou consulter ce document papier peut présenter bien des défis et des problèmes. Découvrons les écueils essentiels de la tenue d’un registre sécurité papier et les solutions pour y répondre.
Le risque le plus évident pour un registre de sécurité au format papier est son exposition aux sinistres (incendie, inondation) et aux dégradations physiques. Plus qu’un document, le registre de sécurité incendie est un regroupement de feuilles et de rapports qui finissent par remplir un porte-document ou des classeurs. Sa manipulation régulière peut l’abîmer, provoquer des pertes de feuillets, et le papier se détériore dans le temps. De plus, il doit être stocké dans un lieu protégé et unique, par définition peu accessible aux différents acteurs.
Une des autres contraintes du registre sécurité incendie sous sa forme papier est la difficulté à tracer les interventions, les mises à jour ou les consultations. Le classement et la recherche sont chronophages et toute modification ou éventuelle erreur est non traçable. Cela pose le problème d’une garantie de l’intégrité et de la fiabilité du registre. C’est également la conformité réglementaire qui peut être en jeu.
L’accès du registre de sécurité peut être confié à différents acteurs de l’entreprise : directeur, responsable sécurité, responsable maintenance, responsable immobilier, service RH, etc. afin d’alimenter le document des rapports et autres éléments de leur ressort et de leur compétence. Or cette délégation peut être compliquée par l’utilisation d’un format papier et d’un classeur. Cet accès multiple nécessite un contrôle et une centralisation physique qui nuit à l’efficacité. La multiplication des documents, des méthodes de travail et des intervenants pose un problème de contrôle et de coordination des acteurs. Pour la gestion d’un registre papier, il est nécessaire d’établir une répartition des rôles qui doit être suivie rigoureusement, car un simple grain de sable dans l’engrenage (absence, carence, oubli) nuit à l’organisation.
Les mises à jour possibles sont nombreuses et chacune répond à une périodicité. Par exemple, le rythme des contrôles des extincteurs est différent de celui des exercices d’évacuation ou de la formation incendie des salariés. Chacun doit faire l’objet d’une échéance, d’un suivi et doit être consigné. Ce sont donc plusieurs calendriers différents qu’il faut créer et mettre à jour. Cela multiplie les outils et les sources d’erreurs, voire d’oublis.
Or, la rigueur de ces échéances fait partie des obligations dans la tenue d’un registre de sécurité incendie.
Les registres de sécurité et d’incendie sont alimentés de documents issus de sources différentes et donc de formats différents. Tableau pour le suivi des formations, comptes-rendus des organismes de contrôle, plans d’implantation des extincteurs et consignes, détails des travaux, listes des observations ou prescriptions sont présentés différemment, mais doivent être rassemblés dans le traditionnel registre de sécurité papier. Le manque d’uniformité des documents pose à la fois un problème de classement, mais aussi un problème de lisibilité et d’échange d’informations.
La tenue d’un registre de sécurité incendie est soumise à un rythme de mise à jour presque quotidien dans certains établissements, bâtiments ou entreprises. Parfois cette fonction occupe une personne à temps complet. Or le format papier augmente le temps de saisie et ralentit la recherche des documents à mettre à jour. La mise à jour implique également des déplacements vers le lieu de stockage du registre papier, qu’il soit sur site ou dans des locaux éloignés.
Le classement des nouveaux rapports par exemple peut devenir chronophage. Une mise à jour des observations peut nécessiter notamment de recréer un document papier à imprimer pour intégrer la version modifiée dans le registre. Enfin, le format papier ne permet pas un rappel et une automatisation des tâches comme les contrôles périodiques.
Les défis du registre de sécurité sous sa forme papier peuvent être relevés par la dématérialisation et la forme numérique. Pour l’organisation, un logiciel adapté comme BatiFire+ peut permettre des accès contrôlés et multiples, ainsi qu’une mise à jour collaborative. L’intervention à distance offre du gain de temps et évite les interférences sur les autres éléments du registre de sécurité.
Avec une solution de registre de sécurité en ligne, les documents sont modifiables, exploitables et consultables sur une plateforme sécurisée. La fiabilité de la conformité peut être renforcée grâce à une possibilité de traçabilité par les identifications de connexion. Il est également possible de déterminer des droits d’accès selon la hiérarchie, la priorité ou la répartition des rôles.
L’utilisation d’un logiciel SaaS pour la gestion des registres permet de mettre en ligne des outils et des formats communs à tous les acteurs. Les mises à jour s’effectuent rapidement et en temps réel. Les documents externes sont téléchargés pour un archivage et un classement facile. Les échéanciers peuvent être intégrés dans une automatisation des tâches déclenchant des alertes.
Il n’y a plus de problème de stockage physique et de coordination des intervenants. Les risques physiques sont éliminés et le registre de sécurité est sous protection. Toute détérioration involontaire ou perte de documents devient impossible. La génération de documents papier reste possible même avec un logiciel SaaS.
BatiFire+ est une plateforme de gestion en ligne des documents et registres indispensable à la conformité réglementaire d’un bâtiment. Il permet notamment un accès à un registre de sécurité incendie numérique, modifiable et consultable à distance. Batifire+ offre davantage de possibilités que la version papier et y apporte tous les progrès liés à une solution dématérialisée : automatisation, flexibilité, application, accès multiples, personnalisation possible, etc.
Batifire+ est une réponse efficace aux problèmes que pose le registre de sécurité papier.
