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Le registre de sécurité incendie regroupe tous les éléments obligatoires relatifs à la sécurité d’un bâtiment ou d’un établissement. Sous sa forme numérique, il remplace un document lourd ou des classeurs dont la gestion peut s’avérer complexe et délicate. Pourtant ce registre a pour objectif principal de garantir la sécurité des biens et des personnes ainsi que la prévention des risques liés aux incendies et à la panique. La qualité de sa tenue et de sa mise à jour est donc indispensable pour répondre aux obligations légales et aux besoins de sécurité. Le registre de sécurité incendie dématérialisé simplifie notamment la gestion multisite propre aux bailleurs, aux groupes hôteliers ou aux syndics tout en permettant à toutes les entreprises (industriels, commerces, ERP, ERT, etc.) de gagner en conformité et en temps de travail. La gestion numérique élimine les oublis, les carences, les pertes et apporte de la sérénité avec une meilleure garantie de conformité.
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Avantages du registre de sécurité incendie numérique sur le registre papier
La version digitale du registre de sécurité incendie apporte des améliorations importantes par rapport aux documents papier en matière d’organisation, d’efficacité, de manipulation, d’accès, de sécurité, de fiabilité et de conformité. Le registre de sécurité incendie numérique offre des gains notables sur les points suivants :
- Perte et dégradation des documents
- Stockage du registre de sécurité
- Accès aux normes de l’établissement
- Veille réglementaire
- Gestion de plusieurs sites
- Échéanciers de maintenance
- Organisation et planification des formations
- Accès multiple
- Classement des documents
- Suivi des objections et des remarques
- Coût et investissement temps
- Garantie de conformité.
Pertes et dégradation des documents
❌ Le registre regroupant des feuillets dans des classeurs expose au risque de pertes de documents, de dégradation, voire de disparition dans un sinistre.
✔️La version BatiFire+ du registre de sécurité permet une sauvegarde numérique des documents et élimine ces risques.
Stockage du registre de sécurité
❌ Le registre de sécurité en format papier est stocké dans un seul lieu et nécessite de déplacements en particulier si le site dispose de locaux épars.
✔️ Un logiciel de registre de sécurité incendie permet un accès à distance par l’interface PC ou une application mobile et élimine tous les déplacements de gestion administrative.
Accès aux normes de l'établissement
❌ Dans un registre papier, la réglementation et les normes font l’objet d’une recherche de la part de la personne chargée de la tenue du registre.
✔️ Pour le registre de sécurité de BatiFire+, la plupart des réglementations et des normes sont alimentées automatiquement en fonction de la nature de votre établissement et de son classement.
Veille réglementaire
❌ Pour suivre l’évolution des réglementations dans un registre de sécurité traditionnel, il est nécessaire de consacrer beaucoup de temps de recherche et de veille.
✔️ Batifire+ propose une mise à jour régulière et automatique des normes relatives à vos bâtiments.
Gestion de plusieurs sites
❌ Pour la méthode habituelle, la gestion de plusieurs sites impose autant de registres de sécurité différents et l’accumulation de documents papier.
✔️ La plateforme BatiFire+ propose une seule interface pour accéder aux registres de sécurité de plusieurs bâtiments et en assurer la gestion avec un seul outil numérique.
Calendrier et échéancier de maintenance
❌ Pour la version papier, il faut organiser un calendrier de maintenance pour toutes les installations, systèmes de sécurité et moyens d’extinction (extincteurs, SSI, désenfumage, sprinklers, éclairage de secours, etc..) avec un suivi de chaque échéance pour chaque équipement.
✔️ Le registre de sécurité incendie numérique offre la possibilité de retrouver tous les échéanciers sur la plateforme avec des contrôles programmés et des notifications.
Organisation et planification des formations, des exercices d'évacuation
❌ Les obligations réglementaires imposent le suivi des formations incendie pour le personnel ainsi que la programmation d’exercices d’évacuation réguliers qui font l’objet d’échéanciers distincts à intégrer dans le registre.
✔️ L’outil numérique de BatiFire+ permet un suivi sur la même interface de tous les calendriers et échéanciers avec la possibilité de générer des rapports personnalisés et des notifications. Vous pouvez, par exemple, obtenir des alertes de renouvellement de formation ou de recyclage.
Accès multiple
❌ Le registre de sécurité sous sa forme de classeur ou de document papier impose une centralisation et donc un accès limité et localisé aux acteurs de la conformité.
✔️ Un logiciel Saas de gestion du registre de sécurité incendie offre la possibilité d’ouvrir un accès à partir de n’importe quel lieu pour plusieurs personnes.
Traçabilité des actions
❌ Les interventions sur un registre de sécurité incendie en format papier sont difficilement traçables.
✔️ L’accès personnalisé à la version numérique du registre de sécurité offre la possibilité de tracer les interventions.
Classement des documents
❌ Jusqu’à présent, le classement des documents dans un registre de sécurité implique une impression, un tri en fonction de la nature, la recherche de la bonne section du registre et enfin le classement de ces feuillets.
✔️ Batifire + intègre dans sa solution une identification du document numérique et un classement proposé par l’intelligence artificielle qui élimine la phase d’impression, de tri et de recherche.
Suivi des prescriptions et des remarques
❌ Pour le registre de sécurité traditionnel, la levée des réserves émises lors de la commission de sécurité demande une vérification régulière des informations et un suivi manuel.
✔️ BatiFire+ et son registre de sécurité incendie digital proposent un diagramme spécifique sur l’en cours des prescriptions et les levées de réserve.
Coût et investissement temps
❌ La gestion d’un registre de sécurité papier exige de nombreux déplacements, un lourd investissement temps dans la recherche des informations, le suivi des échéances, le tri et le classement des informations. C’est parfois l’équivalent de plusieurs temps complets pour une gestion multisite.
✔️ Batifire+ élimine les déplacements, automatise les calendriers et les alertes et réduit le temps de gestion.
Garantie de conformité
❌ La multiplication des risques d’omission, des sources d’erreur et même la méconnaissance des normes sont autant de risques de non-conformité.
✔️ L’automatisation des suivis et la gestion numérique augmentent les garanties de conformité.
Registre papier | Registre de sécurité Batifire+ | |
Accès aux normes | Manuel | Alimentation automatique |
Veille réglementaire | Manuelle et chronophage
| Régulière et automatique |
Perte et dégradation | Risque important | Sauvegarde numérique |
Stockage | Centralisé et limité | Accès à distance multiple et hiérarchisé |
Traçabilité | Aucune
| Accès personnalisés et traçables |
Gestion multisite | Multiplication des registres | Interface unique |
Échéancier de maintenance | Manuels et multiples
| Automatique, notifications et alertes |
Programmation des formations et exercices | Tenue manuelle chronophage | Calendrier programmable et notifications. |
Classement des documents | Impression, tri, répartition manuelle dans les sous-dossiers | Classement assisté par intelligence artificielle |
Suivi des objections et remarques | Mise à jour manuelle et chronophage | Diagrammes de suivi instantané |
Coût | Beaucoup de manipulations, déplacements et investissement temps important | Réduction des manipulations, élimination des déplacements administratifs. |
Conformité réglementaire | Difficultés de suivi | Meilleure garantie de conformité
|
Les fonctionnalités clés du registre de sécurité incendie de BatiFire+
Le registre de sécurité incendie digitale de BatiFire + se distingue par des fonctionnalités qui vont au-delà des attentes :
⇨ Normes et veille réglementaire
Une alimentation des normes relatives à vos bâtiments en fonction de sa nature, de sa catégorie. Une fois déterminé votre type d’établissement, vous obtenez une proposition de toutes les normes applicables sur votre bâtiment. Vous n’avez plus qu’à ajuster en fonction de vos installations.
Vous assurez la gestion de plusieurs types de bâtiments ? BatiFire+ sélectionne chaque fois la réglementation adaptée et la met à jour régulièrement.
⇨ Vérifications et contrôles périodiques
L’outil BatiFire+ permet de planifier les contrôles et de les accompagner d’alertes avec la possibilité d’éditer à tout moment des tableaux de bord pour chaque établissement. Les rapports de vérification sont intégrés sous forme numérique.
⇨ Gestion des documents et rapports
La solution BatiFire+ est compatible avec la plupart des autres systèmes informatiques ce qui peut faciliter le transfert des documents de contrôleurs ou de prestataires. La classification et l’archivage sont simplifiés par la recherche avancée ou l’IA.
⇨ Suivi de la conformité
Des diagrammes instantanés, des rapports personnalisés et des alertes automatiques permettent un suivi facile de la conformité et une vision en temps réel des évolutions. Vous avez la possibilité de générer en quelques clics de nombreux diagrammes et rapports.
⇨ Intervenants et prestataires
BatiFire+ peut former les organismes vérificateurs à l’utilisation du logiciel de sécurité incendie de manière à alimenter et exploiter plus facilement les rapports de contrôle et de vérification. Les prestataires ont la possibilité de verser directement leurs documents sous la forme numérique. L’outil permet également de générer facilement des bons d’intervention nécessaires suite aux contrôles et vérifications.
⇨ Formation
L’outil de gestion numérique du registre de sécurité intègre un module formation qui permet le suivi, la planification, la mise à jour et la programmation du renouvellement des formations obligatoires. L’accès multiple et sécurisé permet une co-gestion de ce planning par d’autres acteurs comme le service des ressources humaines, par exemple.
⇨ Accès à différents intervenants depuis des sites différents
L’accès multiple, sécurisé et hiérarchisé de Batifire+ offre la possibilité de déléguer certaines actions sur le registre de sécurité. L’accès limité permet de réduire les risques et les déplacements tout en augmentant la décentralisation.
⇨ Application mobile et mode hors ligne
Batifire+ dispose d’une application mobile qui offre la possibilité d’une interaction sur l’outil depuis n’importe quel local ou site. La possibilité d’un accès hors ligne permet de ne pas perdre de données mises à jour dès la connexion rétablie.
⇨ Édition pour la commission de sécurité
Trois clics suffisent pour éditer la synthèse de commission. Vous pouvez mettre à disposition de la commission de sécurité un document Excel ou papier synthétique regroupant toutes les informations réglementaires attendues.
⇨ Regroupement de tous les autres documents et registres obligatoires
Batifire+ propose une centralisation de nombreuses données réglementaires sur la même interface avec 14 registres ou documents obligatoires pour un bâtiment. DUER, dossier ICPE, carnet sanitaire, registre public d’accessibilité, etc. peuvent être gérés et mis à jour depuis une seule plateforme. Vous pouvez même créer des registres personnalisés propres à une activité particulière.
⇨ Support technique et formation
L’abonnement à BatiFire+ prévoit une formation initiale à l’utilisation du registre de sécurité incendie et de tous les outils de la plateforme. Cette formation peut être éligible aux financements des OCPO. Un support technique est disponible en permanence pour répondre à vos besoins.
⇨ Batifire
Batifire est l’application gratuite inédite et exclusive qui permet de connecter votre bâtiment aux services de secours et aux forces de police partenaires. Cette solution offre la possibilité de fournir en toute sécurité des informations essentielles qui facilitent l’intervention des sapeurs-pompiers ou des services d’urgence. Une application qui peut sauver des vies et épargner des biens.
Des fonctionnalités adaptées à toutes les activités et tous les bâtiments
- Syndics, bailleurs, gestionnaires de patrimoine ou de collectivité territoriales
Les syndics comme les bailleurs peuvent assurer la gestion du registre de sécurité de plusieurs sites sur Batifire +. Il est possible de personnaliser chaque site sur l’interface et de gérer des bâtiments de catégories différentes : établissements recevant du public, immeuble d’habitation ou de grande hauteur, etc. Chaque bâtiment peut être suivi avec sa réglementation spécifique et ses normes particulières à partir de la seule plateforme Batifire+. - Hôteliers, établissements recevants du public et commerces
En plus de Batifire et du registre de sécurité spécifique à votre activité, la plateforme donne notamment accès à la gestion du registre public d’accessibilité obligatoire ou le plan de prévention. - Collectivités territoriales
La gestion du registre de sécurité des collectivités territoriales impose une variété des normes et des documents obligatoires que seul BatiFire+ peut regrouper sur une seule interface. Par exemple, vous pouvez à la fois gérer le dossier technique amiante pour un bâtiment et suivre un registre d’une aire de jeux sur la même interface. - Industriels et ERT (Établissements recevant des travailleurs)
BatiFire+ facilite la tenue du registre de sécurité et intègre les documents liés au droit du travail ainsi que les normes relatives. Ainsi, vous pouvez assurer à la fois la tenue du document unique d’évaluation des risques ou le dossier ICPE sur la seule plateforme Batifire+.
- Établissements de santé
La plateforme de BatiFire+ regroupe d’autres documents et registres réglementaires utiles pour certaines activités. Parmi ceux-ci figurent notamment le dossier d’identité et le carnet sanitaire.
→ Le contenu du registre de sécurité pour les ERP (Établissements recevant du public)
Gestion d'un registre de sécurité incendie sur BatiFire+ : les étapes
L’utilisation du registre de sécurité numérique suit une logique simple qui permet de rapidement effectuer la gestion et le suivi, après quelques étapes.
1. Ajout d’un établissement
Pour ajouter un bâtiment sur le registre de sécurité incendie de BatiFire+, vous devez renseigner sa fiche d’identité (nom, adresse, référence, etc.). C’est à cette étape que vous précisez le type d’établissement (ERP, ERT, IGH) et éventuellement sa catégorie. Vous devez également indiquer si le bâtiment est en gestion unique.
Vous obtenez un tableau de bord de tous les points de contrôle possibles définis à partir de la réglementation en cours.
2. Adaptation en fonction de vos installations
Il est possible de facilement masquer des contrôles inutiles dans votre bâtiment afin d’obtenir un tableau de bord entièrement personnalisé et spécifique. Vous adaptez les points de contrôle proposés en fonction des installations réellement présentes.
3. Création des accès utilisateurs
Lors de l’étape suivante, vous pouvez paramétrer les accès des différents utilisateurs et définir leurs rôles, le périmètre d’intervention.
4. Accès aux différents modules du registre de sécurité
Une fois les informations ajustées, vous pouvez accéder aux différents modules propres à la nature de votre établissement :
- Installations
- Formations
- Travaux
- Prestataires
- Membre du service de sécurité
- Exploitants
- etc.
5. Accès aux différents points de contrôle
Dans la partie « Installations », vous accédez aux groupes d’installations (ascenseurs, moyens d’extinction, électricité, etc.) à l’intérieur desquels vous retrouvez tous les points de contrôle à réaliser. La réglementation en vigueur est systématiquement disponible en annexe de chaque point de contrôle.
6. Consultation et importation des rapports
Pour tous les équipements et toutes les installations à contrôler, vous pouvez dorénavant importer des rapports ou consulter les documents déjà intégrés
7. Suivi des observations et des levées
L »alimentation du registre permet de générer automatiquement des points de vigilance sur les prescriptions et également des tableaux de bord avec les éventuelles observations.
8. Action sur les observations
A partir des observations, il est possible de directement effectuer une levée, d’affecter une tâche ou d’émettre un bon d’intervention.
Les étapes suivantes vous invitent à progressivement alimenter le registre de vos projets de travaux, à lister le personnel bénéficiant de formations de sécurité particulière, à télécharger les documents obligatoires, etc.
Une fois le registre de sécurité alimenté, vous pouvez obtenir tous les rapports, suivis et synthèses dans tous les domaines.
Exemple d'une intégration réussie du registre de sécurité incendie numérique
La problématique
L’entreprise Galileo Global Education, 1er groupe mondial d’enseignement supérieur privé rencontrait des difficultés à garantir la conformité réglementaire de ses 130 bâtiments.
Les problématiques principales étaient les suivantes :
- Des registres de sécurité sous format papier dispersés et difficiles d’accès
- Une absence de centralisation et un manque de visibilité sur les rapports de contrôles.
- Une vérification chronophage de la conformité de chaque établissement avec la contrainte de la distance.
- Le risque de points de non-conformité lié à des échéances ratées, des oublis, des observations non levées, des informations non transmises, etc.
L’entreprise visait une meilleure garantie de conformité de la sécurité incendie dans le but de protéger efficacement ses usagers, les salariés et les biens.
L’apport de BatiFire+
BatiFire+ a pu apporter de nombreuses réponses aux problèmes de Galileo :
✅ Centralisation des registres de sécurité sur un outil accessible à distance à plusieurs utilisateurs
✅ Génération facile de tableaux de bord clairs des contrôles réglementaires
✅ Programmation de rappels et notifications sur les audits et contrôles
✅ Traçabilité et transparence accrue après les interventions et actions sur le registre de sécurité
✅ Échanges facilités avec les prestataires et les organismes agréés grâce à la possibilité de télécharger directement leurs rapports dans l’outil BatiFire+
✅ Gain de temps sur la préparation des commissions de sécurité avec une réduction des coûts liés aux interventions de dernière minute.
Les bénéfices identifiés par Galileo
Parmi les nombreux bénéfices recensés par l’entreprise, on retrouve notamment :
- Le gain de temps
- Une vision plus claire et une traçabilité améliorée
- La possibilité d’un pilotage centralisé
- Une meilleure collaboration avec les acteurs locaux de la sécurité et les prestataires
- Un accès plus facile aux documents en toute sécurité
« Ce qui m’a surpris et orienté vers cette solution, c’est que j’ai tout de suite compris que BatiFire a été conçue par des professionnels de la sécurité, pour des professionnels de la sécurité. L’outil respecte parfaitement la logique métier, ce qui le rend intuitif et adapté à nos besoins. Aujourd’hui, il est devenu un outil essentiel pour notre gestion quotidienne. »
Frédéric Thos, Responsable Sécurité et Projets Immobiliers, Galileo Global Education
Exemple de gain possible pour une entreprise comme Galileo
On peut considérer que la préparation du document de synthèse pour la commission de sécurité peut prendre une demi-journée pour la version papier. Générer cette synthèse sur Batifire+ ne demande que quelques clics, soit 1 minute. Pour plus de 130 bâtiments, c’est déjà l’équivalent de plus de 60 jours de travail qui sont susceptibles d’être économisés.
Gains et retour sur investissement pour le passage au registre de sécurité numérique
La version numérique du registre de sécurité incendie permet de réduire de nombreux coûts et d’éviter certaines dépenses.
- Aucun déplacement pour alimenter le registre
- Plus de risques d’amendes pour non conformité
- Plus de risques de fermeture administrative
- Gain de temps sur la création du document de synthèse
- Classification et archivage en quelques clics
- Réduction du temps de gestion administrative
- Diminution des incidents et des interventions d’urgence
- Optimisation des coûts de déplacement des prestataires et organismes vérificateurs
Outre les centaines d’heures de travail libérées pour une gestion multisite, par exemple, c’est la sécurité des personnes et des biens qui tire le principal bénéfice de cette garantie de conformité.
Pour exemple, nous avons fait le calcul d’une économie de 10 000 €/an sur la gestion d’un patrimoine de 30 bâtiments*.
*infographie disponible sur demande.
Foire aux questions
Quel est le prix réel d'un abonnement à BatiFire+ ?
Nous proposons un prix clair à choisir entre 3 options : Sécurité, Optimisée et Premium. Le tarif peut être dégressif. Réalisez une simulation de prix et consultez nos tarifs.
Y a-t-il des coûts cachés ?
Pas de frais d’installation ni de frais cachés. Il est possible d’ajouter une formation initiale payante prévue pour 5 personnes.
Comment intégrer BatiFire+ dans mon système informatique ?
Le logiciel Saas ne pose aucune difficulté d’installation et est compatible avec la plupart des logiciels d’entreprise. Vous pouvez également installer l’application mobile prévue pour les tablettes et smartphones.
Le registre de sécurité numérique est-il valable juridiquement ?
Dès 2002, l’ex Commission centrale de sécurité a autorisé l’utilisation d’un registre de sécurité numérique. Les professionnels de la prévention acceptent donc la version digitale du registre de sécurité incendie et plébiscitent son utilisation. C’est un outil qui aide au respect des dispositions réglementaires qui demeure facile à diffuser, à transmettre ou à imprimer.
Comment passer du registre papier au registre de sécurité numérique ?
Dès la souscription de l’abonnement, nous conseillons d’abandonner totalement le papier pour tous les documents et informations reçus. Petit à petit, le registre papier disparaîtra au profit du numérique. Il est également possible d’intégrer l’historique, par exemple en vue d’une commission de sécurité, et BatiFire+ peut vous y aider. Le support technique reste disponible en permanence (tickets) pour tous les besoins.
En résumé :
BatiFire+ vous libère des contraintes de recherche réglementaire, réduit le temps de gestion administrative, augmente la garantie de la conformité réglementaire et permet de réaliser de précieuses économies.
