La visite périodique réglementaire (VPR) est un événement important dans la vie d’un établissement. Elle permet de valider les dispositions prises pour assurer la sécurité des personnes et prévenir des risques d’incendie. Elle valide également la conformité de l’accessibilité aux personnes handicapées. Réussir sa commission de sécurité, c’est la préparer tout au long de l’année. Voici quelques éléments clés pour rendre cette journée agréable.
Organiser le registre de sécurité
Lors du passage de la commission de sécurité, le chef d’établissement doit présenter le registre de sécurité. Celui-ci doit contenir une liste d’informations définies par la loi :
- Le nom des personnes chargées du service incendie ;
- La formation du personnel ;
- Le matériel d’extinction ;
- Les indications de vérification des moyens de secours ;
- Les exercices d’évacuation ;
- Les consignes en cas d’incendie ;
- Les vérifications périodiques ;
- Les précédents avis des commissions de sécurité ;
- Les travaux et aménagements réalisés
- etc.
Or de nombreux éléments de ce document doivent être actualisés régulièrement. La mise à jour du registre de sécurité fait partie des obligations légales. Il s’avère donc indispensable d’établir un suivi régulier de chaque élément. Bien préparer sa commission de sécurité implique donc d’organiser la mise à jour hebdomadaire des formations, des membres du personnel, etc. Pour faciliter ce suivi, il existe une solution dématérialisée : BatiRegistre.
Mettre en place les vérifications périodiques
Parmi les contrôles de sécurité obligatoires figurent toutes les vérifications des installations et des équipements. Les fréquences de ces visites dépendent de différentes normes. La liste des éléments à vérifier peut être longue :
- Système de sécurité incendie ;
- Désenfumage ;
- Alarmes ;
- Moyens d’extinction ;
- Installations électriques ;
- Chauffage ;
- Plaques de cuisson ;
- Installations au gaz ;
- Ventilation ;
- Climatisation ;
- Ascenseurs ;
- etc.
Planifier les formations
L’un des éléments à anticiper tout au long de la vie d’un établissement est la planification des formations. Elles concernent la sécurité et l’incendie et doivent être prodiguées par un organisme agréé. Bien programmer les formations et tenir à jour les besoins rendra votre commission de sécurité plus facile. Ce suivi de formation peut être alimenté par différents intervenants : ressources humaines, responsable de secteur, chef de la sécurité. Il s’avère donc essentiel de piloter la mise à jour. Pour faciliter l’accès à ce type d’outil, vous pouvez utiliser une solution en ligne comme BatiRegistre. Vous regroupez au même endroit les agendas, les tableurs et les fichiers à mettre à jour avec des accès multiples.
S’informer sur l’évolution des normes de la commission de sécurité
L’’évolution des référentiels de sécurité et d’incendie est régulière et la mise en conformité s’avère parfois complexe. Pour rendre efficace votre prévention et afficher votre sérieux lors d’une commission de sécurité, il demeure utile de se tenir informé. Pour éviter une lecture ennuyeuse du journal officiel, il existe des solutions de veille réglementaire. Vous pouvez avoir accès à des articles et la mise à jour des normes sur un seul site internet. C’est le cas pour theonorme qui regroupe les informations par typologie d’établissement, domaine ou mots clés. Un moyen efficace de contrôler régulièrement la conformité de votre bâtiment.
Organiser l’accueil des visiteurs
Même si ce n’est pas défini clairement dans les textes, le responsable d’établissement peut être amené à communiquer aux différents membres de la commission le lieu et l’heure de la visite. Il s’assure ainsi de la présence de chaque membre obligatoire. Un rappel sous forme d’invitation à la visite périodique de sécurité se révèle parfois indispensable. Il est préférable que les occupants de l’établissement ou le personnel soient informés de la visite pour éviter des sollicitations impromptues. Libérer une ou deux personnes pour la manipulation et la vérification des installations s’avère un élément plus confortable. Pensez à réserver un lieu d’accueil calme pour la consultation du registre de sécurité.
Commission de sécurité : être entièrement disponible le jour J
Avoir informé et organisé doit vous permettre d’être libéré de vos contraintes habituelles le jour de la visite. Se montrer disponible, positif et à l’écoute des remarques rend ce contrôle plus facile. Acceptez les critiques, engagez-vous sur les solutions et vous passerez un moment agréable. Votre commission de sécurité sera une réussite, car vous aurez tout préparé et organisé.