Registres obligatoires des hôtels : gagnez du temps grâce à la dématérialisation
Le monde de l’hôtellerie est soumis à la tenue de registres et de documents qui couvre des aspects très variés. Du respect des normes de sécurité et d’accessibilité jusqu’aux fiches de police ou au suivi lié au classement, les obligations sont nombreuses. L’hôtel, un établissement recevant du public avec locaux à sommeil, doit donc se conformer à des législations diverses. Ainsi, au registre de sécurité ou au document unique peuvent s’ajouter les documents liés à la gestion hôtelière (liste clients, redevance audiovisuelle, licence de boissons, etc.). Alors, pour la tenue des registres obligatoires des hôtels, la solution BatiRegistre simplifie le quotidien des hôteliers.
Les registres obligatoires des hôtels, liés à la sécurité
Comme tout établissement employant des salariés, l’hôtel a l’obligation de tenir un registre unique du personnel.
En matière de sécurité et de prévention des risques, il est soumis à toute la réglementation des établissements recevant du public. Dans ce cadre, le responsable d’établissement ou l’hôtelier doit tenir à jour les documents suivants :
- Registre de sécurité incendie
- Dossier d’identité des systèmes de sécurité incendie (SSI)
- Document unique d’évaluation des risques
- Plan de prévention
- Carnet sanitaire
- Etc.
Ce dossier complet et mis à jour doit également contenir les procès-verbaux des visites de la Commission de sécurité. De nombreux hôteliers utilisateurs de la plateforme BatiRegistre ont compris l’avantage de regrouper tous ces documents obligatoires de l’hôtel sur un seul outil dématérialisé. Le gain de temps et d’efficacité permet de mieux se consacrer à la gestion hôtelière. Enfin, cette solution offre la possibilité de piloter à distance les éléments de sécurité d’un ou plusieurs hôtels.
Les documents obligatoires pour l’accessibilité en hôtellerie
Chaque établissement recevant du public doit se conformer aux règles d’accessibilité pour les personnes en situation de handicap. Outre l’affichage obligatoire, cela peut être pour l’hôtel un argument de confort pour les visiteurs concernés. Ce registre public d’accessibilité obligatoire depuis fin 2017 met en avant les moyens et les formations permettant un meilleur accueil des personnes en situation de handicap. Une version papier ou dématérialisée peut répondre à la fois à l’obligation et devenir une communication sur la qualité d’accueil de l’hôtel.
Les registres liés à la gestion hôtelière
Un grand nombre de contrôles et d’obligations
Le métier d’hôtelier fourmille de documents et de registres divers liés à son activité particulière. Du contrôle sanitaire de l’eau ou des cuisines aux règles applicables sur la vente d’alcool, les besoins de suivi peuvent être nombreux et variés. De plus, les acteurs de ces registres sont également très différents. En effet, le réceptionniste doit alimenter la liste des clients étrangers. Le chef de cuisine doit effectuer le suivi sanitaire. Les registres d’entrée sortie sont modifiés par des personnes différentes à des moments différents. Les critères liés au classement sont contrôlés par le chef d’établissement ou une personne déléguée. Enfin, la plupart de ces registres obligatoires propres à l’hôtellerie peuvent faire l’objet de contrôles.
Une gestion hétérogène des registres obligatoires dans l’hôtel
Pour sortir de la gestion papier aléatoire et parfois anarchique, BatiRegistre propose d’utiliser la partie “Mon Registre” de sa plateforme. Ainsi, les rapports et contenus sont facilement éditables pour tout contrôle. De plus, avec un accès à distance et en ligne, la mise à jour et l’utilisation de chaque document sont facilitées. Vos registres professionnels obligatoires sont disponibles en quelques clics.
Les besoins en matière de risques incendie
L’activité nocturne d’un hôtel le rend encore plus sensible aux risques d’incendies. Outre la nécessité de se conformer aux dispositions obligatoires d’un hôtel dans ce domaine, la rapidité d’intervention est un enjeu fort et vital. La solution BatiFire permet aux hôtels d’aller au delà des registres et plans obligatoires. En effet, cette application gratuite accessible par BatiRegistre permet de communiquer aux services de secours tous les éléments visant à faciliter l’intervention des secours. Grâce à un accès protégé sur smartphone ou tablette, les pompiers peuvent rapidement prendre les informations permettant d’accélérer et sécuriser une intervention dans un hôtel.
La plateforme BatiRegistre pour gérer tous les registres obligatoires des hôtels
La plateforme BatiRegistre permet donc de gérer chaque registre obligatoire d’un hôtel à partir d’une seule interface. Celle-ci est couplée à une application mobile téléchargeable sur tous les stores. Un seul portail d’accès pour alimenter BatiFire, tenir les registres propres à l’hôtellerie et répondre aux obligations en matière de sécurité incendie. Pour découvrir notre solution digitalisée et comprendre comment intégrer les registres obligatoires de l’hôtellerie, il suffit de demander une démonstration.
